Digitalisierung von Unternehmen – Mit Förderung zum Erfolg

Was bedeutet Digitalisierung für Unternehmen?

Digitalisierung bedeutet, dass analoge Abläufe durch digitale Prozesse ersetzt oder ergänzt werden. Statt per Hand zu schreiben oder telefonisch zu kommunizieren, nutzt Du Software, Cloud-Dienste oder automatisierte Workflows. Das betrifft nicht nur IT-Abteilungen, sondern das gesamte Unternehmen: Verwaltung, Produktion, Vertrieb, Kundenservice und interne Zusammenarbeit.

Dabei geht es nicht nur um Technik. Es geht um einen digitalen Wandel: Wie arbeiten wir zusammen? Welche Aufgaben lassen sich einfacher lösen? Und wie möchten Kundinnen und Kunden mit uns kommunizieren?

Dieser Wandel betrifft nicht nur die internen Prozesse, sondern auch die gesamte Unternehmenskultur. Digitalisierung verändert, wie Entscheidungen getroffen, wie Teams geführt und wie Innovation gefördert wird. Unternehmen, die diesen Wandel bewusst gestalten, profitieren langfristig.

Digitalisierung vs. digitale Transformation

Die Begriffe Digitalisierung und digitale Transformation werden oft gleichgesetzt. Dabei gibt es einen Unterschied:

Digitalisierung meint die Umstellung einzelner Prozesse von analog auf digital.
Digitale Transformation beschreibt eine grundlegende Veränderung des Unternehmens durch digitale Möglichkeiten.

Beispiel: Ein Handwerksbetrieb verschickt Rechnungen als PDF statt per Post. Das ist Digitalisierung. Wenn derselbe Betrieb seine gesamte Auftragsabwicklung online abbildet, neue Services über eine Plattform anbietet und seine Mitarbeitenden digital vernetzt, spricht man von digitaler Transformation.

Digitale Transformation ist also mehr als nur Technik – sie erfordert ein Umdenken in der gesamten Organisation. Geschäftsmodelle, Kundenbeziehungen und Wertschöpfungsketten werden neu definiert.

Eine ausführlichere Erklärung findest Du im Grundlagenartikel Was ist Digitalisierung?.

Vorteile digitaler Prozesse

Digitale Prozesse bringen viele Vorteile mit sich:

Weniger Aufwand: Automatisierung spart Zeit und verhindert Fehler.
Mehr Transparenz: Daten sind zentral verfügbar und aktuell.
Bessere Zusammenarbeit: Teams arbeiten ortsunabhängig zusammen.
Bessere Entscheidungen: Du kannst schneller auf Daten zugreifen und analysieren.
Bessere Kundenerlebnisse: Kunden erwarten digitale Angebote und Kommunikation.
Höhere Skalierbarkeit: Prozesse lassen sich einfacher erweitern oder anpassen.
Nachhaltigkeit: Weniger Papier, mehr Effizienz – ein Beitrag zum Klimaschutz.

Häufige Hürden – und wie Du sie überwindest

Wenn Du ganz am Anfang stehst, kommen Dir vielleicht einige dieser Fragen bekannt vor:

Du bist gefangen in manuellen Abläufen mit viel wiederkehrender Arbeit?
Du weißt, dass Automatisierung und KI helfen könnten – aber Dir fehlt der Einstieg?
Du willst nicht gleich ein teures IT-Projekt starten, sondern suchst einen einfachen, konkreten Fahrplan?
Dein Budget ist begrenzt, aber Du willst trotzdem digital durchstarten?

Die gute Nachricht: Du bist nicht allein. Wir begleiten Unternehmerinnen und Unternehmer wie Dich Schritt für Schritt in die Digitalisierung – mit einem klaren Plan und festen Preisen.

Kostenloses Erstgespräch

Unser Angebot: Digitalisierung mit Fördermitteln – ohne Risiko starten

Wir helfen Dir, das Potenzial deines Unternehmens zu erkennen: Welche Prozesse lassen sich digitalisieren, automatisieren oder sogar durch KI verbessern?

Ein Mitarbeiter macht Notizen zu einem Gespräch unter vier Personen in einer gemütlichen Sofa-Umgebung

Und das Beste: Wir recherchieren passende Förderprogramme für Dich – und übernehmen auch die komplette Antragstellung.

Dadurch kannst Du digital starten, ohne große Vorab-Investitionen, und von staatlicher Förderung profitieren. Wir arbeiten zu einem monatlichen Festpreis – Du behältst die volle Kostenkontrolle und siehst bereits im ersten Monat konkrete Ergebnisse.

Lust auf ein Gespräch?

Typische Einsatzbereiche

Die Digitalisierung betrifft längst nicht mehr nur die IT-Abteilung oder große Konzerne – sie spielt in nahezu jedem Bereich eines Unternehmens eine Rolle. Vom Vertrieb über das Marketing bis hin zur Buchhaltung oder dem Lager: Überall dort, wo Informationen verarbeitet, Entscheidungen getroffen oder Abläufe koordiniert werden, bietet die Digitalisierung konkrete Vorteile.

Typische Einsatzbereiche zeigen, wie vielfältig und alltagstauglich digitale Lösungen heute sind. Oft reichen einfache Tools und klar definierte Prozesse aus, um spürbare Entlastung im Tagesgeschäft zu schaffen. Der Schlüssel liegt darin, nicht alles auf einmal zu digitalisieren, sondern gezielt dort zu beginnen, wo der Nutzen besonders hoch ist.

In diesen Bereichen zahlt sich Digitalisierung besonders aus:

Vertrieb: Angebotswesen, CRM, digitale Unterschriften
Marketing: Social Media, Automatisierung von Mailings
Kundenservice: Ticketsysteme, Self-Service-Portale
Buchhaltung: digitale Belege, DATEV-Schnittstellen
Projektarbeit: Tools für Aufgaben, Zeiterfassung, Kommunikation
Einkauf & Lager: Digitale Bestellungen, Nachverfolgung, automatisierte Lagerverwaltung

Diese Bereiche sind nicht unabhängig voneinander. Integrierte Systeme sorgen dafür, dass Informationen nahtlos fließen und Entscheidungen auf einer gemeinsamen Datenbasis getroffen werden können.

Digitalisierung und Fachkräftemangel – eine direkte Verbindung

Viele Unternehmen finden keine passenden Mitarbeitenden – oder haben nicht genug Zeit, neue Kräfte umfassend einzuarbeiten. Genau hier hilft Digitalisierung:

Automatisierte Prozesse entlasten Deine Teams.
Self-Service-Portale ermöglichen es Kund:innen, einfache Anliegen selbst zu lösen.
Digitale Workflows sorgen für klare Zuständigkeiten – auch bei Teilzeitkräften oder externen Teams.

Digitalisierung macht Dein Unternehmen nicht nur effizienter – sondern auch attraktiver für Bewerber:innen.

Strategie: Eine digitale Roadmap entwickeln

Bevor Du Tools einführst, brauchst Du einen Plan. Eine digitale Roadmap hilft Dir, die richtigen Prioritäten zu setzen:

Ziele definieren: Was willst Du mit der Digitalisierung erreichen?
Bedarfe klären: Welche Prozesse verursachen heute besonders viel Aufwand?
Technologie prüfen: Welche Lösungen gibt es bereits in Deinem Umfeld?
Mitarbeitende einbinden: Wer ist betroffen – und wer kann unterstützen?
Zeitplan festlegen: Was ist kurzfristig umsetzbar, was dauert länger?

Ein guter Plan hilft Dir, Investitionen gezielt zu tätigen und früh Erfolge sichtbar zu machen. Er motiviert Teams und schafft Vertrauen bei allen Beteiligten.

Neue Technologien verstehen: Big Data & IoT

Technologien wie Big Data oder das Internet of Things (IoT) klingen oft abstrakt, sind aber in vielen Unternehmen längst angekommen:

Mit Big Data kannst Du große Datenmengen analysieren, z. B. für Prognosen oder Kundengruppen.
IoT vernetzt Maschinen, Fahrzeuge oder Sensoren und meldet automatisch zurück, wenn Wartung nötig ist oder etwas ausfällt.

Auch kleine Betriebe können davon profitieren: etwa in der Lagerhaltung, bei der vorausschauenden Wartung oder in der Qualitätssicherung. Der Schlüssel liegt darin, Daten richtig zu interpretieren und sinnvoll einzusetzen.

Grundlagen zu Big Data und KI findest Du im Artikel Was ist Digitalisierung?.

Digitale Produkte entwickeln

Durch die Digitalisierung kannst Du neue digitale Produkte oder Services anbieten:

Online-Beratung oder Buchung
Digitale Zusatzleistungen zu analogen Angeboten
Selbstbedienungsportale für Kunden

Auch bestehende Produkte lassen sich erweitern: zum Beispiel mit Apps, Dashboards oder individuellen Nutzeroberflächen. Solche Angebote schaffen Mehrwert, stärken die Kundenbindung und eröffnen neue Umsatzpotenziale.

Integration digitaler Systeme

Ein Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung ist die Vernetzung Deiner Systeme:

ERP-Systeme verbinden Einkauf, Lager und Buchhaltung.
CRM-Systeme bündeln alle Informationen zu Deinen Kundinnen und Kunden.
Zeiterfassung und Projektmanagement-Tools sorgen für klare Prozesse.

Wichtig ist, dass diese Systeme miteinander kommunizieren – damit keine doppelten Daten entstehen und Dein Team reibungslos arbeiten kann. Eine offene IT-Infrastruktur erleichtert spätere Erweiterungen und Anpassungen.

Schulungen & Change Management

Neue Tools bringen nur dann Vorteile, wenn sie richtig genutzt werden. Deshalb ist es wichtig, Dein Team frühzeitig einzubinden:

Erkläre, warum die Digitalisierung sinnvoll ist.
Zeige, wie sich die Arbeit dadurch verändert – und verbessert.
Biete Schulungen an, die praxisnah und verständlich sind.
Sorge dafür, dass Fragen und Sorgen ernst genommen werden.

Mitarbeitende sind der Schlüssel zum Erfolg. Wer sie mitnimmt, gewinnt nicht nur Know-how, sondern auch Motivation.

Schritt für Schritt zur Digitalisierung

Der Einstieg gelingt am besten in kleinen Schritten:

Ist-Zustand analysieren: Welche Prozesse laufen analog?
Ziele setzen: Was soll einfacher, schneller oder besser werden?
Quick-Wins identifizieren: Wo bringt Dir Digitalisierung sofort Nutzen?
Tool-Auswahl treffen: Welche Software passt zu Deinen Bedürfnissen?
Pilotprojekt starten: Ein Prozess, eine Lösung, ein Team.
Feedback einholen: Was klappt gut, was nicht?
Rollout planen: Nach und nach weitere Prozesse umstellen.

Viele erfolgreiche Digitalisierungsprojekte beginnen mit einem einfachen Formular oder der digitalen Zeiterfassung – und wachsen von dort Schritt für Schritt.

ROI der Digitalisierung – lohnt sich das?

Ja! Der Return on Investment zeigt sich oft schneller als gedacht. Beispiele:

Eine digitale Zeiterfassung spart täglich 30 Minuten pro Mitarbeitendem – auf ein Jahr gerechnet ein enormer Gewinn.
Automatisierte Rechnungsläufe senken Fehlerquoten und beschleunigen Zahlungen.
Kundenportale reduzieren den Aufwand im Support um bis zu 50 %.

Dazu kommen langfristige Effekte: niedrigere Kosten, mehr Kundenzufriedenheit und höhere Mitarbeiterbindung.

Praxisbeispiel: Schreinerei digitalisiert Auftragsannahme

Eine Szene aus einem Schreinereibetrieb mit zwei Mitarbeitern.

Eine Schreinerei hat bislang alle Anfragen telefonisch oder per Notizzettel angenommen. Mit einer neuen Website und einem Anfrageformular über ein Baukasten-System (inkl. Upload-Funktion) läuft die Kommunikation jetzt strukturiert über E-Mail und Ticketsystem. Das spart Zeit, vermeidet Missverständnisse und macht professionellen Eindruck.

Im nächsten Schritt will der Betrieb auch seine Auftragsplanung digitalisieren – mithilfe einer Anwendung, die automatisch Prioritäten und Lieferzeiten berücksichtigt. Weitere Pläne umfassen die Einführung einer digitalen Zeiterfassung und die Anbindung an eine App für Monteure.

Fördermöglichkeiten nutzen

Viele Unternehmen wissen nicht: Digitalisierung wird gefördert! Bund und Länder bieten Programme an, z. B. für:

Beratung durch externe Experten
Software-Einführung und Lizenzen
Schulungen und Weiterbildung

Programme wie Digital Jetzt, go-digital oder regionale Initiativen erleichtern Dir den Einstieg – und senken die finanziellen Hürden.

Wir helfen Dir, passende Förderprogramme zu finden und die Anträge korrekt zu stellen. So nutzt Du Dein Budget effizient und sicherst Dir finanzielle Unterstützung für Deine Pläne.

Kostenlose Potenzialanalyse

Häufige Fehler vermeiden

Eine gute Vorbereitung und klare Prioritäten helfen, typische Fehler zu vermeiden und echte Fortschritte zu erzielen. Häufig vorkommende Fehler können sein:

kein klares Ziel oder keine Strategie für den Einstieg
zu komplexe Tools, die nicht zum Alltag passen
fehlende Einbindung der Mitarbeitenden
Prozesse werden digitalisiert, ohne vorher vereinfacht zu werden
unklare Zuständigkeiten und keine zentrale Verantwortung

Unser Tipp: Starte einfach – natürlich unter Berücksichtigung der gängigen Anfängerfehler. Und wenn Du Dir unsicher bist oder Zeitmangel hast – hol Dir Unterstützung.

Checkliste: Ist Dein Unternehmen bereit?

Du kennst Deine analogen Schwachstellen
Du hast konkrete Ziele für die Digitalisierung
Du weißt, welche Prozesse Du zuerst angehst
Du hast Dein Team informiert und eingebunden
Du nutzt bereits erste digitale Werkzeuge
Du hast Dich über Förderprogramme informiert
Du hast ein Budget eingeplant
Du hast interne Verantwortlichkeiten definiert

Du bist beim Anblick dieser Liste schon überfordert? Gerade am Anfang ist es schwer, den Überblick zu behalten. Viele Unternehmen wissen zwar, dass sie digitaler werden müssen – aber nicht, wo sie anfangen sollen. Hier kann externe Unterstützung helfen. Wenn Du jemanden an Deiner Seite hast, der Erfahrung mitbringt und den Prozess strukturiert begleitet, kommst Du schneller ins Handeln. Genau dafür sind wir da: Wir helfen Dir, den Stein ins Rollen zu bringen.

Trends der nächsten Jahre

Die Digitalisierung entwickelt sich ständig weiter. Diese Trends solltest Du im Blick behalten:

Künstliche Intelligenz (KI): Automatisiert Aufgaben, schlägt Lösungen vor, analysiert Daten
Low-Code/No-Code-Plattformen: Digitalisierung ohne Programmierkenntnisse
Plattformisierung: Immer mehr Dienste werden über zentrale Plattformen angeboten
Cybersecurity: Schutz vor Datenverlust und Angriffen wird noch wichtiger
Datengetriebene Entscheidungen: Entscheidungen basieren zunehmend auf Echtzeitdaten

Wer frühzeitig mit der Digitalisierung beginnt, ist auch besser auf neue Entwicklungen vorbereitet.

Häufige Fragen

Ich habe kaum technisches Know-how im Team – kann ich trotzdem starten?

Ja, absolut. Die größte Hürde liegt oft nicht in der Technik, sondern darin, bestehende Prozesse sichtbar zu machen. Wer macht was – wann – womit – und warum? Genau hier setzen wir an. Gemeinsam mit Dir entwerfen wir eine Prozesslandkarte, die Deine Abläufe strukturiert und priorisiert. Das technische Know-how und die Umsetzung bringen wir mit – Du brauchst dafür kein eigenes IT-Team.

Wie lange dauert eine typische Digitalisierung?

Digitalisierung ist kein Projekt mit einem festen Enddatum – sie verläuft in Etappen. Wie lange es dauert, hängt stark davon ab, welche Prozesse Du digitalisieren möchtest, wie komplex Dein Unternehmen ist und wie viel Kapazität intern vorhanden ist. Oft lohnt es sich, mit kleinen Schritten anzufangen und einzelne Bereiche nacheinander zu optimieren – so bleiben Aufwand und Kosten überschaubar.

Lohnt sich Digitalisierung auch bei kleinem Budget?

Ja – und oft gerade dann. Denn viele manuelle Tätigkeiten kosten Zeit und damit Geld. Dazu kommt: Es gibt staatliche Förderprogramme, die genau dafür da sind. Wir übernehmen für Dich die Recherche und Antragstellung – damit Du Dich auf Dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Wie erkenne ich digitale Potenziale in meinem Unternehmen?

Oft zeigen sich digitale Potenziale dort, wo Abläufe wiederholt, zeitaufwendig oder fehleranfällig sind. Wenn Informationen doppelt eingegeben werden müssen oder Entscheidungen ständig „von Hand“ getroffen werden, lohnt sich ein genauer Blick. Wir helfen Dir dabei, diese Stellen sichtbar zu machen – z. B. durch eine Prozessanalyse oder die Aufnahme deines aktuellen digitalen Reifegrads.

Muss ich meine bestehenden Systeme austauschen?

In den meisten Fällen nicht. Viele Systeme lassen sich durch kleine Erweiterungen, Schnittstellen oder Automatisierungen effizienter nutzen. Unser Ziel ist nicht: alles neu. Unser Ziel ist: Bestehendes verbessern – und nur dort ersetzen, wo es sinnvoll ist.

Fazit und nächste Schritte

Die Digitalisierung von Unternehmen ist keine Frage der Größe oder Branche. Entscheidend ist, dass Du strukturiert vorgehst, die richtigen Tools auswählst und Dein Team einbindest. Schritt für Schritt.

Wenn Du wissen willst, wie digital Dein Unternehmen schon ist und wo es am meisten Potenzial gibt, dann nutze unsere kostenlose Potenzialanalyse. Wir zeigen Dir, wie Du starten kannst – und begleiten Dich auf dem Weg. Und das Beste? Wir prüfen kostenlos, welche Förderprogramme für Dein Vorhaben in Frage kommen.

Digitalisierung von Unternehmen: Förderfähig, realistisch & auf den Punkt