Digitale Zeiterfassung per App
Problem: Viele kleine Betriebe dokumentieren Arbeitszeiten noch mit Stundenzetteln. Das ist fehleranfällig, aufwendig in der Nachbearbeitung – und oft unübersichtlich für alle Beteiligten. Außerdem steigen die Anforderungen an die rechtssichere Dokumentation von Arbeitszeiten. Gerade bei wechselnden Einsatzorten oder flexiblen Arbeitszeiten entsteht so eine hohe Fehleranfälligkeit. Die Nachbearbeitung kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Lösung: Eine App ersetzt die Zettelwirtschaft. Mitarbeitende stempeln sich per Smartphone oder Tablet ein – egal ob im Büro, unterwegs oder auf der Baustelle. Die Zeiten werden zentral erfasst, gespeichert und lassen sich direkt mit der Lohnabrechnung verknüpfen. Einmal eingerichtet, kann die App mit individuellen Arbeitszeitmodellen und Pausenregeln umgehen. Die Daten werden sicher gespeichert und können für Auswertungen genutzt werden.
Nutzen: Die Zeiterfassung wird nicht nur einfacher, sondern auch transparenter. Mitarbeitende erhalten mehr Flexibilität, Führungskräfte mehr Kontrolle. Fehlerquellen verschwinden, gesetzliche Pflichten lassen sich leichter erfüllen – und die Einführung ist meist schnell erledigt. So entsteht nicht nur eine aktuelle Übersicht, sondern auch eine Basis für faire Arbeitszeiterfassung und langfristige Planung.
Kundenanfragen mit Formular sammeln
Problem: Anfragen per Telefon oder E-Mail sind oft unstrukturiert, wichtige Informationen fehlen oder gehen verloren. Das kostet Zeit und sorgt für unnötige Rückfragen. Wichtige Details wie Maße oder Wunschtermine fehlen, was zu Rückfragen und Verzögerungen führt.
Lösung: Ein strukturiertes Anfrageformular auf der Website bündelt alle relevanten Angaben – inklusive Wunschdatum, Maßen oder Dateiuploads. Die Eingaben landen zentral im System, z. B. in Trello, Notion oder einem Ticketsystem. Das Formular kann flexibel erweitert werden, z. B. mit Dropdowns, Upload-Feldern oder Kalenderfunktionen. Die Weiterleitung erfolgt direkt ins CRM oder Projektboard.
Nutzen: Die Bearbeitung wird schneller und professioneller. Interne Abläufe starten automatisch, der Kunde erlebt einen reibungslosen Ablauf – und Du behältst stets den Überblick. Kunden und Kundinnen empfinden die strukturierte Kommunikation als professionell und modern – das wirkt sich positiv auf die Kundenbindung aus.
Social Media automatisieren
Problem: Im Tagesgeschäft bleibt oft keine Zeit für regelmäßige Social-Media-Posts. Dadurch leidet die Sichtbarkeit – oder sie ist stark vom Zufall abhängig. Oft fehlen Zeit, Ideen oder Ressourcen, um regelmäßig Inhalte zu erstellen. Dadurch geht Sichtbarkeit verloren.
Lösung: Mit Tools wie Buffer oder Meta Business Suite lassen sich Beiträge im Voraus planen und automatisiert veröffentlichen. Auch saisonale Inhalte, Angebote oder Kampagnen können systematisch vorbereitet werden. Ein Redaktionsplan hilft dabei, Themen im Voraus zu planen. Tools übernehmen das Timing – auch für mehrere Plattformen gleichzeitig.
Nutzen: Dein Auftritt wird planbarer und professioneller. Du bleibst kontinuierlich sichtbar, sparst Dir manuelles Posten – und kannst per Reporting die Wirkung Deiner Beiträge messen. Die Markenpräsenz wird gestärkt, ohne dass täglich Aufwand entsteht. Mitarbeitende können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
Projekte digital steuern
Problem: Aufgabenverwaltung per E-Mail oder Excel ist unübersichtlich und führt schnell zu Missverständnissen. Fristen werden übersehen, Verantwortlichkeiten bleiben unklar. Fehlende Transparenz führt dazu, dass Aufgaben doppelt gemacht oder vergessen werden. Auch Urlaubsvertretungen sind schwer zu organisieren.
Lösung: Tools wie ClickUp, Asana oder Trello visualisieren Projekte, Deadlines und Zuständigkeiten. Fortschritte und Dokumente sind für alle Beteiligten an einem Ort zugänglich. Digitale Boards ermöglichen eine visuelle Steuerung. Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Deadlines sind für alle ersichtlich.
Nutzen: Die Zusammenarbeit wird strukturierter – besonders in verteilten Teams. Auch externe Partner lassen sich integrieren. Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden, das spart Zeit und Nerven. Das steigert die Effizienz im Team, reduziert Abstimmungsaufwand und verbessert die Einhaltung von Terminen.
Kundenkommunikation per Chat bündeln
Problem: Klassische E-Mail-Kommunikation ist langsam, unübersichtlich und bindet viele Ressourcen. Kundenanliegen geraten leicht ins Stocken. Langsame Antwortzeiten und unklare Zuständigkeiten sorgen für Frust – intern wie extern.
Lösung: Mit einem gemeinsamen Chat-Kanal – etwa via Slack Connect oder Mattermost – läuft der Austausch direkter und verbindlicher. Nachrichten sind sofort sichtbar, Rückfragen lassen sich direkt klären. Mit einem geteilten Kanal für Kommunikation lassen sich Anfragen klar zuordnen. Automatisierte Antworten helfen zusätzlich.
Nutzen: Der Service wird schneller und persönlicher. Kunden fühlen sich besser betreut, interne Abstimmungen werden effizienter – und Du hast alle Konversationen zentral dokumentiert. Kunden erleben einen verlässlichen, schnellen Service. Teams arbeiten strukturierter, weil alle Infos an einem Ort sind.
Rechnungswesen digitalisieren
Problem: Belege werden manuell erfasst, doppelt abgelegt oder gar vergessen. Das erschwert die Buchhaltung und erhöht das Risiko für Fehler. Rechnungen werden händisch erstellt, Belege gehen verloren – und Steuertermine verursachen Stress.
Lösung: Digitale Buchhaltungstools wie sevDesk oder lexoffice automatisieren die Erfassung, sortieren Belege und verknüpfen sie mit Zahlungsvorgängen. Digitale Lösungen verknüpfen Angebote, Rechnungen und Zahlungen. Erinnerungen und Automatisierungen sind inklusive.
Nutzen: Du sparst Dir manuelle Abläufe, hast jederzeit Zugriff auf Deine Zahlen und kannst die Daten einfach an Deinen Steuerberater übergeben – GoBD-konform und ohne Papierchaos. Die finanzielle Lage ist jederzeit einsehbar. Das schafft Sicherheit, auch gegenüber Banken oder Investoren.
Onboarding neuer Mitarbeitender automatisieren
Problem: Neue Kolleginnen und Kollegen erhalten wichtige Informationen zu spät, Prozesse werden jedes Mal neu erklärt und es fehlen feste Abläufe. Neulinge fühlen sich oft allein gelassen. Die Qualität des Einstiegs hängt stark von Einzelpersonen ab.
Lösung: Digitale Onboarding-Prozesse, z. B. mit Notion oder HR-Software, bieten Checklisten, Willkommensmails und Einführungsmaterialien automatisch. Checklisten, Videos und automatische E-Mails sichern einen gleichbleibend hohen Standard – unabhängig von Personalwechseln.
Nutzen: Neue Mitarbeitende starten strukturierter, fühlen sich willkommen – und Dein Team spart Zeit in der Einarbeitung. Gleichzeitig entsteht ein konsistenter Onboarding-Standard. Ein gutes Onboarding steigert die Zufriedenheit, reduziert Fluktuation und macht das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver.
Digitalisierung heißt: Technologien sinnvoll einsetzen
Die hier gezeigten Digitalisierung Beispiele zeigen klar: Es geht nicht um Technik um der Technik willen – sondern um echte Vereinfachung im Alltag. Digitale Technologien helfen genau dort, wo Prozesse bisher manuell, fehleranfällig oder zu langsam waren.
Dabei ist es egal, ob Du über digitale Kanäle kommunizierst, Daten per App erfasst oder Aufgaben automatisierst. Wichtig ist, dass die Lösung zu Deinem Unternehmen passt – und Du einen echten Mehrwert erkennst. Die digitale Transformation besteht nicht nur aus großen IT-Projekten, sondern aus vielen kleinen Verbesserungen. Darauf gehen wir im Detail auch im Beitrag Digitalisierung für Unternehmen ein.
Du willst wissen, wo bei Dir im Unternehmen der größte Hebel liegt? Wir analysieren mit Dir gemeinsam kostenlos Dein Potenzial für Digitalisierung und Automatisierung. Und Deine Fördermöglichkeiten? Die stellen wir Dir gerne in einem persönlichen Gespräch vor.
