Was ist Digitalisierung? Einfach erklärt für Unternehmen

Was bedeutet Digitalisierung?

Digitalisierung bedeutet: Dinge, die früher analog waren, werden digital. Ein analoges Objekt oder eine Handlung ist etwas, das Du anfassen oder direkt sehen kannst. Zum Beispiel ein handgeschriebener Brief oder ein persönliches Gespräch. Wenn Du das in ein digitales Format umwandelst, hast Du es digitalisiert. Das kann eine E-Mail oder ein Online-Meeting sein.

Konkret bedeutet das: Informationen, die früher auf Papier, Kassette oder Film waren, werden jetzt als Daten erfasst. Das sind Zahlen, Texte oder Bilder, die ein Computer verstehen kann. Diese Daten können anschließend bearbeitet, weitergeleitet oder analysiert werden.

Ein einfaches Beispiel ist ein Dokument. Früher lag es als Ausdruck im Ordner, heute ist es als PDF in einem Cloud-Speicher abgelegt. Das macht den Zugriff schneller. Es erlaubt mehreren Personen, gleichzeitig daran zu arbeiten, sogar von verschiedenen Orten.

Der Ausdruck „Digitalisierung Definition“ bezieht sich meist auf die technische Beschreibung des Begriffs. Doch in der Praxis ist die Bedeutung von Digitalisierung deutlich umfassender. Sie betrifft nicht nur einzelne Technologien, sondern das Zusammenspiel von Daten, Menschen und Abläufen im Unternehmen.

Warum ist Digitalisierung wichtig?

Die Digitalisierung macht viele Abläufe einfacher und schneller. Sie hilft Dir, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und besser auf Deine Kundinnen und Kunden einzugehen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren davon. Sie können mit weniger Aufwand mehr erreichen.

Aber es geht nicht nur um Effizienz. Die Digitalisierung eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Du kannst Deine Dienstleistungen online anbieten. So erreichst Du neue Zielgruppen. Außerdem kannst Du Deine Mitarbeitenden flexibler einsetzen. Zum Beispiel im Homeoffice oder über digitale Projektplattformen.

Ein weiterer Grund, warum Digitalisierung wichtig ist: Die Erwartungen Deiner Kundschaft verändern sich. Menschen sind es gewohnt, rund um die Uhr online einzukaufen, Fragen über Chat oder E-Mail zu stellen oder Termine selbst zu buchen. Wer das im Unternehmen nicht anbieten kann, wirkt schnell veraltet.

Was heißt „digital“ im Alltag?

Im Alltag begegnet Dir Digitalisierung an vielen Stellen, oft ohne dass Du es bewusst wahrnimmst. Hier ein paar Beispiele aus typischen Situationen in einem Unternehmen:

• Angebote werden über Software erstellt, statt in Word geschrieben.
• Die Kommunikation läuft über Messenger oder Tools wie Microsoft Teams.
• Rechnungen kommen per E-Mail und landen direkt im digitalen Archiv.
• Anfragen über das Kontaktformular lösen automatisch einen Eintrag im Ticketsystem aus.
• Mitarbeitende stimmen sich über eine Online-Pinnwand ab, statt am schwarzen Brett im Büro.

Solche Beispiele zeigen, dass „digital“ nicht kompliziert oder technisch sein muss. Es geht darum, bekannte Abläufe durch einfache digitale Lösungen zu ersetzen.

Was versteht man unter dem Begriff Digitalisierung?

Der Begriff „Digitalisierung“ stammt ursprünglich aus der Technik. Heute ist er viel weiter gefasst. Er steht für einen grundlegenden Wandel in unserer Gesellschaft – vor allem aber in der Art, wie wir arbeiten.

Dabei geht es um zwei Dinge:

1. Die technische Umwandlung: Aus analogen Informationen werden digitale Daten.
2. Die Nutzung dieser Daten, um Arbeitsabläufe zu verbessern oder neu zu denken.

Digitale Daten können von Maschinen gelesen, gespeichert und verarbeitet werden. Dadurch ergeben sich viele neue Möglichkeiten, zum Beispiel bei der Automatisierung von Aufgaben oder bei der gezielten Ansprache von Kundengruppen.

Oft wird gefragt: Was versteht man unter Digitalisierung? Die Antwort hängt vom Blickwinkel ab. Für Technikerinnen und Techniker geht es um Daten und Systeme. Für Unternehmerinnen und Unternehmer steht im Mittelpunkt, wie sich digitale Werkzeuge konkret einsetzen lassen, um den Betrieb erfolgreicher zu machen.

Im engeren Sinn ist Digitalisieren die Umwandlung von analogen in digitale Informationen – diese Definition des Digitalisierens ist also ein technischer Vorgang. Doch sobald Geschäftsprozesse, Teams oder Geschäftsmodelle betroffen sind, spricht man schnell von einem umfassenderen digitalen Wandel.

Digitalisierung einfach erklärt

Hier ist eine einfache Faustregel:

„Immer dann, wenn ein Computer oder ein digitales System etwas übernimmt, das früher manuell erledigt wurde, spricht man von Digitalisierung.“

Das kann ein kleiner Schritt sein, etwa das Ersetzen eines Papierformulars durch ein Online-Formular. Es kann aber auch eine größere Umstellung sein, wie die komplette Einführung eines digitalen Warenwirtschaftssystems.

Wichtig ist: Digitalisierung beginnt nicht mit riesigen Investitionen oder einem radikalen Umbau. Oft reichen kleine Schritte, um einen spürbaren Effekt zu erzielen. Zum Beispiel:

• Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung spart täglich viele Minuten.
• Eine automatische E-Mail-Antwort entlastet den Kundenservice.
• Digitale Checklisten vermeiden Fehler bei der Übergabe von Aufgaben.

Digitalisierung im Unternehmen

Die Digitalisierung betrifft fast alle Bereiche eines Unternehmens. Das gilt für die Verwaltung, die Produktion, den Vertrieb und die interne Organisation. Einige typische Beispiele:

Vertrieb: Digitale Tools helfen Dir, Kundendaten zu pflegen, Angebote schneller zu erstellen und besser nachzufassen. Du kannst automatisch Erinnerungen verschicken oder Angebote mit einem Klick versenden.

Marketing: Online-Marketing ersetzt zunehmend klassische Werbung. Du erreichst Deine Zielgruppe über soziale Netzwerke, Suchmaschinen oder Newsletter – gezielt, messbar und mit geringem Aufwand.

Personal: Bewerbungen kommen digital. Arbeitsverträge, Urlaubsanträge oder Schulungen lassen sich online abbilden. Das spart Papier und sorgt für mehr Transparenz.

Kundenservice: Mit einer zentralen Wissensdatenbank, Chat-Funktion oder Helpdesk-Software kannst Du Anfragen schneller und einheitlicher beantworten.

Logistik und Lager: Sensoren, Scanner und digitale Lagerverwaltungen ermöglichen Echtzeit-Übersichten über Lagerbestände und Bestellungen.

Konkrete Beispiele haben wir im Beitrag 7 Beispiele für Digitalisierung in Unternehmen für Dich gesammelt. Dort zeigen wir Dir, wie Digitalisierung im Unternehmensalltag aussehen kann.

Digitalisierung vs. digitale Transformation

Die Begriffe Digitalisierung und digitale Transformation klingen ähnlich, bedeuten aber nicht dasselbe. Digitalisierung ist der technische Schritt: analoge Informationen werden digital. Digitale Transformation ist der kulturelle Wandel: neue Geschäftsmodelle, veränderte Arbeitsweisen und eine neue Haltung zur Zusammenarbeit.

Beispiel: Ein Restaurant stellt die Speisekarte online – das ist Digitalisierung. Wenn es zusätzlich auf Vorbestellung per App umstellt, Reservierungen automatisiert und das gesamte Geschäft neu denkt, ist das digitale Transformation.

Für Dein Unternehmen heißt das: Digitalisierung ist oft der Einstieg. Die Transformation folgt, wenn Du weitergehende Veränderungen anstößt.

Ein weiteres Beispiel für den Unterschied findest Du auch im Beitrag Digitalisierung von Unternehmen.

Vorteile für Unternehmen

Die Vorteile der Digitalisierung lassen sich klar benennen:

• Weniger Zeitaufwand durch digitale Abläufe
• Geringere Kosten, z. B. durch papierlose Prozesse
• Mehr Transparenz bei Arbeits- und Kundendaten
• Bessere Kommunikation intern und extern
• Flexibles Arbeiten im Büro, zu Hause oder unterwegs
• Fördermittel vom Staat für viele Digitalisierungsvorhaben

Ein zusätzlicher Vorteil: Viele Maßnahmen der Digitalisierung werden gefördert. Es gibt Programme vom Bund oder von Ländern, die Dir helfen, erste Schritte zu finanzieren. Wir zeigen Dir gern, was zu Dir passt.

Hürden und wie Du sie überwindest

Manche Unternehmen schrecken vor Digitalisierung zurück. Das ist verständlich – oft fehlt Zeit, Know-how oder ein klarer Plan. Die häufigsten Hürden:

• Die Auswahl geeigneter Tools ist unübersichtlich.
• Es gibt Bedenken beim Thema Datenschutz.
• Mitarbeitende müssen sich umgewöhnen.
• Der Einstieg kostet Zeit – gerade im laufenden Betrieb.

Aber: Die meisten Herausforderungen lassen sich gut lösen. Wichtig ist, dass Du nicht alles auf einmal machen willst. Es hilft, Schritt für Schritt vorzugehen. Wir unterstützen Dich dabei.

Der Begriff „Digitalisierung“ im digitalen Zeitalter

In Gesprächen, Medien oder Förderprogrammen tauchen viele Begriffe auf, die scheinbar das Gleiche meinen: Digitalisierung, digitale Transformation, digitaler Wandel, technologischer Fortschritt – oder auch schlicht „digitales Arbeiten“. Oft werden diese Begriffe synonym verwendet – aber das ist nicht ganz korrekt.

Die Digitalisierung beschreibt in der Regel die technische Grundlage: analoge Informationen oder Abläufe werden digitalisiert – also in eine digitale Form gebracht, gespeichert oder automatisiert verarbeitet.

Der Begriff digitale Transformation geht darüber hinaus. Er beschreibt, wie sich ganze Unternehmen, Prozesse oder sogar Geschäftsmodelle durch die Digitalisierung verändern. Es geht also nicht nur um Technik, sondern um einen tiefgreifenden Wandel – im Denken, in der Organisation und in der Zusammenarbeit.

Auch der Ausdruck „digitaler Wandel“ wird häufig als Synonym für digitale Transformation verwendet. Er betont besonders die Veränderung, die mit der Einführung neuer Technologien einhergeht. Und genau das macht den Unterschied: Digitalisierung kann ein einzelnes Softwaretool betreffen. Transformation betrifft das ganze Unternehmen.

Manchmal fällt auch der Begriff technologischer Fortschritt im selben Atemzug. Er ist weiter gefasst und bezieht sich auf die gesamte Entwicklung moderner Technologien – von künstlicher Intelligenz über Automatisierung bis hin zum Einsatz von Robotik. Die Digitalisierung ist dabei ein Teil dieses Fortschritts.

Kurz gesagt: Diese Begriffe hängen eng zusammen – aber sie beschreiben unterschiedliche Ebenen. Wer sie klar einordnen kann, trifft bessere Entscheidungen für die eigene Strategie.

Begriffe wie Big Data und künstliche Intelligenz

Einige Schlagworte rund um Digitalisierung klingen auf den ersten Blick technisch – lassen sich aber einfach erklären:

Big Data bezeichnet die Analyse sehr großer Datenmengen. Das hilft zum Beispiel im Online-Handel dabei, herauszufinden, welche Produkte besonders gefragt sind. In der Industrie erkennt Big Data, wann eine Maschine gewartet werden muss – bevor sie kaputtgeht.

Künstliche Intelligenz (KI) bedeutet, dass ein System aus Daten lernt. Es trifft Entscheidungen, schlägt Lösungen vor oder erledigt einfache Aufgaben selbstständig. Typische Beispiele sind Sprachassistenten, automatische Textvorschläge oder intelligente Suchfunktionen.

Der Einsatz digitaler Systeme wie KI oder Big Data ist heute längst keine Zukunftsmusik mehr. Auch kleine Betriebe nutzen diese Technologien – etwa in der Buchhaltung, bei der Terminplanung oder im Kundenservice.

Digitalisierung und die digitale Welt

Wir leben heute in einer digitalen Welt, in der vieles über Computer, Tablets oder Smartphones passiert. Wer seine Produkte oder Dienstleistungen online präsentiert, erreicht mehr Menschen. Wer intern digital arbeitet, spart Ressourcen.

Besonders wichtig: In der digitalen Welt erwarten Kundinnen und Kunden schnelle Reaktionen. Wer nicht erreichbar ist oder lange für Rückmeldungen braucht, verliert potenzielle Aufträge. Hier helfen Dir digitale Tools, strukturiert und effizient zu arbeiten.

Social Media spielt dabei eine zentrale Rolle. Plattformen wie LinkedIn, Instagram oder Facebook bieten viele Möglichkeiten, mit Kundinnen und Kunden direkt in Kontakt zu treten – ganz ohne teure Werbekampagnen.

Auch das sogenannte Internet of Things (IoT) wird für Unternehmen immer relevanter. Dabei sind Geräte – wie Maschinen, Fahrzeuge oder Sensoren – mit dem Internet verbunden. Sie sammeln Daten und melden diese automatisch zurück. So lassen sich Prozesse besser steuern und Probleme frühzeitig erkennen.

Was passiert mit analogen Informationen?

Bei der Digitalisierung werden analoge Informationen in digitale Daten umgewandelt. Das bedeutet: Texte, Bilder oder Zahlen, die Du bisher auf Papier gesammelt hast, liegen nun als Datei vor. Die Umwandlung analoger Informationen in digitaler Form erfolgt zum Beispiel per Scanner, Kamera oder durch händisches Übertragen in ein System.

Beispiele:

• Ein Lieferschein wird eingescannt und automatisch im Archiv gespeichert.
• Eine Unterschrift wird digital erfasst – etwa mit einem Tablet.
• Ein Whiteboard-Foto wird in einer App abgelegt und ist für alle einsehbar.

Durch diese Umwandlung sind die Informationen einfacher zu finden, zu bearbeiten und langfristig sicher gespeichert.

Häufige Fragen

Fazit

Digitalisierung ist kein Trend, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die heute anfangen, können langfristig profitieren. Es geht nicht darum, alles sofort zu verändern. Es geht darum, den ersten Schritt zu machen – und dann weiterzugehen. Dabei lassen wir Dich nicht allein.

Deine nächsten Schritte

Du willst wissen, wie digital Dein Unternehmen ist? Und wo Du anfangen kannst? Dann nutze unsere kostenlose Potenzialanalyse. Wir schauen gemeinsam, wo Du stehst – und wo Dein Weg hinführen kann.